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請求書の保存方法が変わる!電子帳簿保存法改定について

『会社設立のミチシルベ』のカメヤマです。
近年、働き方や業務のスタイルが大きく変化しています。
昨今のコロナウイルス感染拡大によりテレワークが促進され、ペーパーレス化も進んでいます。
さらに、2022年1月より「電子帳簿保存法」が改定になり、
企業間で欠かすことのできない書類や請求書の保存方法が変わっていきます。

今回は電子帳簿保存法改定について記述していきます。
最後までお付き合いください。

請求書の保存方法が変わる!電子帳簿保存法改定について

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目次
1 電子帳簿保存法とは
2 電子帳簿保存法で認められている保存法
3 2022年の改正ポイントのまとめ
4 まとめ
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1.電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存する際の要件を定めている法律のことで、一言でいうと
「原則、紙で保存しておく書面も事前の許可を取れば電子化しても良い」
ということです。

代表的な書類としては
① 総勘定元帳・現金出納帳・仕訳帳などの帳簿関連書類
② 貸借対照表・損益計算書・棚卸表などの決算関連書類
③ 契約書・発注書・請求書などの取引関係書類
になります。

2.電子帳簿保存法で認められている保存法

電子帳簿保存法で認められている保存法については下記になります。

① 電磁的記録での保存

パソコンを用いて作成し、そのままハードディスクやDVD、CDなどのメディア、クラウドサーバーなどに保存する形になります。

② スキャナーによる保存

紙の書類をスキャナーで電子データに変換して保存する形になります。
スキャナーでの保存方法では、原紙の改ざんによるデータの書き換えを防ぐために、タイムスタンプの付与といった対応をする必要があります

③ 電子取引により受領したデータの保存

電子メールなどで受領した請求書や領収書のデータは、税務署長の承認なく保存することができますが、下記要件のいずれかを満たす必要があります。
・タイムスタンプが付与された後の授受
・授受後、遅滞なくタイムスタンプを付す
・データの訂正削除を行った場合に、その記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用
・訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け

3.2022年の改正ポイントのまとめ

最後に2022年1月に控えた電子帳簿保存法の改正のポイントをまとめてご紹介します。

① 事前承認が不要

これまで「電磁的記録での保存」と「スキャナーによる保存」をするためには、税務署長の事前承認を得る必要がありました。
しかし、事前承認制が廃止され届出制となるため、電子帳簿保存に係る工数を減らすことができます。

② タイムスタンプ要件の緩和

現行法では、タイムスタンプに関して3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、タイムスタンプの付与期限が最長2か月になります。

③ スキャナー保存の適正事務処理要件の廃止

現行法では、保存要件以外に「社内規定の整備」「データと原紙の突合せによる定期検査対応」などの実施が必要でしたが、原紙保存の必要などもなくなります。

④検索機能の確保要件の緩和

税務署の質問検査権に基づくダウンロード要請に対応できるようにしておけば、範囲指定についても不要となっています。

⑤ペナルティの強化

不正抑止の処置として、重加算税の加重措置が科されるようになります。
不正行為が発覚した場合、通常の重加算税からさらに10%加重されることになるので、留意しておきましょう。

まとめ

電子化が進むことで、請求書や帳簿などの重要書類の保管場所の問題や、紛失の恐れなどが減ることになります。
しかし、ただ単に紙をデータ化すればいいというものではなく、法律に則った保管をしないと意味がありません。
この記事を参考に、各種帳簿の電子化やペーパーレス化に取り組んでいただければと思います。

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