お役立ちコラム

給与規定とはどんなもの?必ず必要なの?

『会社設立のミチシルベ』のカネコです。
「給与規定は必ず作成しなければならないの?」「給与規定にはどんなことを記載すればいいの?」
会社を経営しようとしている方の中にも、給与規定を詳しく知らない方は少なくありません。
実は作成にはルールなどもあり、事前に知っておかなければならないこともあるのです。
今回は給与規定の基礎知識、および作成のルールやポイントなどについて詳しくお伝えします。

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目次
1.給与規定とは?
2.給与規定作成のポイント3つ!
3.給与規定作成の流れ
4.多くの会社で給与規定は必須!労働基準法も確認しながら作成しよう
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給与規定とは?

給与規定とは、給与や賃金に関する取り決めを文書化したものです。
賃金規定と呼ばれることもあります。
賃金は、従業員にとって関心度合いの高い労働条件の一つです。
よって、全従業員の賃金を決定する仕組みを明文化させなければなりません。
社員のモチベーションにも大きく関わります。
賃金による社員のモチベーションのアップは、業績アップの原動力といっても過言ではありません。
今後の経営のためにも給与規定を整備しましょう。

給与規定の設定は義務なの?

給与規定は就業規則に関連するものです。
従業員が10人以上の会社では、労働基準監督署長に就業規則を届け出ることが義務化されています。
給与や賃金に関するルールは、就業規則に必ず盛り込まなければならない絶対的必要記載事項とされている点にも注目です。
ちなみに、絶対的必要記載事項には以下のものも含まれています。

・賃金の決定、計算、支払方法
・賃金の締め切りおよび支払い時期
・始業時間および就業時間
・休憩時間や休日、休暇

就業規則とは別に記載してもOK?

就業規則には、別規定を設けることが認められています。
給与に関しては、かなり複雑な取り決めが求められます。
したがって就業規則には大まかなルールだけを記載し、給与規定として別途作成されるのが一般的です。
ただ別に規定されるにしても、給与規定が就業規則の一部であることにはかわりありません。
給与規定にも労働基準監督署への提出義務があるのです。
会社によっては、雇用形態別に給与規定を作成することもあります。
たとえば、正社員とアルバイト・パートの給与規定を別に作成するわけです。
複数の雇用形態の従業員がいるのに同じ就業規則でまとめると、トラブルに発展することもあるため注意してください。

給与規定作成のポイント3つ!

給与規定の作成時に注意すべきポイント、および重視するポイントを3つにまとめました。

雇用形態別に作成すること

雇用形態ごとに賃金の条件は異なるはずです。
社員は月給制であり、パート・アルバイトは時給制ですよね。
よって雇用形態別に給与規定を作成するのが望ましいです。
もちろん個別の雇用契約書で従業員に伝えることも可能です。
しかし給与規定が正社員のものしか無いと、非正規社員が「正社員と同じ待遇だ」と勘違いする恐れもあります。
誤解やトラブルを回避するためにも雇用形態別に作成するのがおすすめですよ。

賃金支払いの5原則を遵守すること

労働基準法第24条には、賃金の支払いに関する5つの原則が定められています。
給与規定では、その5つの原則をすべて守らなければなりません。
では、賃金の支払いに関する5つの原則とはどのようなものなのでしょうか?

・通貨払いの原則:現金であり日本円で支払うこと
・直接払いの原則:従業員本人に直接支払うこと
・全額払いの原則:分割払いではないこと
・毎月1回以上払いの原則:年棒制の一括払いなどは禁止
・一定期日払いの原則:決められた支払日に定期的に支払うこと

どれも当たり前のことではありますが、それぞれの原則に違反する内容は給与規定に設定できません。
ちなみに全額払いの原則ですが、源泉所得税や社会保険料といった法律で定められている天引きは問題ありません。

休業手当を設定すること

休業手当とは、会社側の理由で労働者が休業した場合に会社側が労働者に対し支払わなければならない手当のことです。
労働基準法では休業手当の金額設定についても規定しています。
「平均賃金の6割以上を支払わなければならない」と定められているため、給与規定でも従ってください。
ちなみに自身や台風と行った災害で休業する場合は、会社側に責任はないので休業手当を支払う必要はありませんよ。

給与規定作成の流れ

給与規定作成のポイントが分かったら、次は手順を確認しましょう。

1.賃金に対する取り決めを決定する

先程お話した賃金の支払いに関する5つの原則を踏まえて、各種賃金に関する取り決めを決定していきます。
ここで重要とされるのが、賃金の締め切り、および昇給に関する事項です。
給与計算で必要不可欠になるのが、毎月の締切日と支給日です。
基本給・手当などの固定されている部分と、残業手当などの変動する部分の締日を変えている企業もあります。
従業員が混乱する可能性もあるため、なるべく統一したほうが良いです。
昇給の有無も明確化しましょう。
昇給がある場合は、毎年何月に昇給があるのか、どの程度昇給するのかを明らかにすべきです。

2.従業員代表の意見を聞く

給与規定の内容が決まったら、従業員の代表の意見を聞く必要があります。
労働者の半数が加入する労働組合がある場合は、その代表者から意見を聞いてください。
労働者代表の給与規定に対する意見を記載してもらい、署名および捺印もしてもらいます。
こちらの書類も労働基準監督署への提出が必要なので、必ず用意しましょう。

3. 就業規則届を作成して労働基準監督署へ提出する

給与規定を労働基準監督署へ提出する際は、就業規則届の作成もしなければなりません。
ただ決まった様式はなく、以下の情報が記されていれば書式は自由とされています。

・企業の名前
・企業の住所
・企業の代表者の役職および氏名
・代表者の捺印

就業規則届に関しては、ネット上にテンプレートもあります。
そちらをダウンロードして利用するのもおすすめですよ。

給与規定と就業規則届、さらに労働者代表の意見書はそれぞれ2部作成してください。
用意できたら、管轄の労働基準監督署に提出します。
労働基準監督署へ届けると1部は受付印が押されて返却されるので、社内で保管します。

4. 給与規定を従業員に周知させる

就業規則や賃金規定を作成したら、従業員に対し周知する義務があります。
社員それぞれに用紙を配ったり、掲示板などに貼り出したりするなどしましょう。

多くの会社で給与規定は必須!労働基準法も確認しながら作成しよう

給与規定自体は就業規則の類するものであり、就業規則自体は従業員が10名以上の法人は作成しなければなりません。
そして労働基準法上の賃金に関する定めを遵守して作成する必要があります。
作成時に注意しなければならないのが、賃金の支払いに関する5つの原則を守らなければならないところです。
また昇給や各種手当の内容も明文化されていなければ、従業員のモチベーションにも関わります。
労働者の代表にも意見を聞き、その上で双方が納得する内容のものに仕上げましょう。
初めての給与規定の作成となると、右も左も分からずに不安でしょう。
社会保険労務士などの専門家に相談しながら作成するのもおすすめですよ。