お役立ちコラム

個人事業主の帳簿の付け方とは?青色申告の保管が必要な書類や保存期間を解説

『会社設立のミチシルベ』の廣瀬です。

経営者として知っておきたい基礎知識の一つに帳簿の付け方があります。

帳簿はすべての事業者が記録する必要があり、それは個人事業主も例外ではありません。

もし帳簿への記録を怠ると事業所としてペナルティが課せられます。事業を行う以上は帳簿について正しく理解しておく必要があるでしょう。

 

今回はそんな帳簿の種類や付け方、期間について解説します。

是非参考にしてみてください。

 

=========================

目次
1.帳簿には種類がある
2.帳簿のつけ方は2種類
3.帳簿を付ける手順
4.保存が必要な帳簿書類と保存期間
5.まとめ

=========================

 

◆帳簿には種類がある

前述の通り、事業を行ううえで帳簿をつけることは必須ですが、事業をスタートしたばかりの方には、帳簿の種類や記録の方法などはよく分からないかもしれません。まずは帳簿についての基礎を理解しましょう。

 

事業主が付ける帳簿には「主要簿」と「補助簿」の2種類があります。

 

  • 主要簿

すべての事業者がつけなければいけない帳簿で総勘定元帳と仕分け帳があります。これ らは、青色申告をする際に重要な帳簿になります。損益計算書と貸借対照表はこの主要 簿を元に作成されます。

 

〇総勘定元帳

総勘定元帳は1年間の取引をまとめた総勘定元帳とは勘定科目ごとに仕訳をして記録した帳簿です。この帳簿から損益計算書と貸借対照表が作成され、経費の内容、年間の資産、売上や負債も総勘定元帳から確認することができます。

 

〇仕訳帳

1年間に個人事業主が行った全ての取引を日付順に仕訳して記録した帳簿のことを仕  訳帳といいます。

 

仕訳帳は、時系列で全取引について記録された内容を確認することができる帳簿です。総勘定元帳には取引の仕訳を記録した仕訳帳から転記する作業手順になります。そのため、仕訳帳の記録内容はとても重要になります。

 

  • 補助簿

 

個人事業主は全取引について 補助簿と呼ばれる帳簿に記録する必要があります。補  助簿は事業内容にもよりますが、一般的に5種類の帳簿があります。

 

〇預金出納帳

銀行に預金している現金の出入を記録して管理する帳簿です。

 

〇現金出納帳

売上代金や支払いを現金で行った際の用途と現金の出入りが分かる帳簿です。

 

〇買掛帳

掛けで仕入れ代金の支払いや、商品を仕入れた場合に買掛帳に記録します。

 

〇売掛帳

商品の販売や、販売した商品代金の回収を掛で行った時に売掛帳に記録します。

 

〇個人資産台帳

個人事業主が所持する固定資産の種類や内容、減価償却、耐用年数を記録する台    帳です。

 

 

帳簿の種類 帳簿の内容
主要簿 総勘定元帳 1年間の取引先全ての勘定科目ごとの仕訳
仕訳帳 全ての取引を日付順に仕訳
補助簿 預金出納帳 銀行に預金している現金の出入の管理
現金出納帳 売上代金や支払いを現金で行った際の用途と現金の出入り
買掛帳 掛けで仕入れ代金の支払い、商品を仕入れ
売掛帳 掛けで商品の販売や、販売した商品代金の回収
個人資産台帳 所持する固定資産の種類や内容、減価償却、耐用年数

 

 

帳簿のつけ方は2種類

帳簿をつける方法には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類があり、それぞれ帳簿の付け方や受けられる控除が違います。

 

「単式簿記」と「複式簿記」の付け方について知りましょう。

 

  • 単式簿記

収支の記録を1回の取引につき1つの科目の収支だけを記録します。しかし、帳簿を単式簿記でつけると青色申告で最大65万円受けられる控除が10万円しか受けられないので注意が必要です。

 

  • 複式簿記

1回の取引について取引発生の理由と結果を別々に2方向から記録する方法で、収支や財産の残高を両方とも記録できるのが特徴です。

 

青色申告による確定申告の記帳は複式簿記が必須です。最大65万円の青色申告特別控除が受けられるため節税に大きな役割を持ちます。帳簿をつけるには会計ソフトを利用すると簡単に帳簿を付けることができるのでオススメです。

 

◆帳簿を付ける手順 

帳簿を付ける手順はとても簡単で、3ステップだけで帳簿をつけることができます。

 

  • ステップ1

領収書や現金の出入りがある銀行の通帳を次のように2タイプに分類します。

 

・現金支払いによる領収書

・クレジットカードなど、銀行口座から支払いをした領収書

 

 

  • ステップ2

日付順に複式簿記の仕訳帳に記載された取引内容の詳細を総勘定元帳に記録します。そのうえで、現金支払いの領収書の詳細は現金出納帳に、クレジットカードなどの銀行口座を経由した支払いは預金出納帳に記録します。

 

仕入れや売上など出入金は発生した日、または翌日くらいまでに帳簿に記録するよう  にしましょう。

 

  • ステップ3

記録した収益を総勘定元帳などから利益や損失を計算します。所得税などはこの収益を元に確定申告により算出されます。

 

保存が必要な帳簿書類と保存期間

帳簿には保存が必要な書類があり、その帳簿の種類と保存期間は白色申告、青色申告によって異なります。

 

  • 青色申告の保管が必要な書類と保存期間
保管が必要な書類 保管期間
帳簿 総勘定元帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など 7年
書類 現金や預金の取引関係の書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など 7年
決算関係の書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など 7年※
その他の書類 取引に関して作成、もしくは受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) 5年

※前々年分所得が300万円以下の方は、5年

引用:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」より

 

 

  • 白色申告の保管が必要な書類と保存期間
保管が必要な書類 保管期間
帳簿 必要経費や収入金額を記載した帳簿 7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿 5年
書類 領収書、納品書、送り状、業務に関して作成もしくは受領した書類 5年
棚卸表など決算に関して作成したその他の書類 5年

引用:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」より

 

◆まとめ

帳簿は青色申告や白色申告を行う際に必ず必要な書類です。それぞれ申告方法により帳簿の種類や記録方法などが異なりますが、いずれにおいても帳簿を付けることが必須であり、この記録を怠った場合は事業所としてペナルティが課せられます。そういった事態を未然に防ぐためにも、帳簿について正しい知識を身につけ事業を成功に導きましょう。