お役立ちコラム

帳簿の付け方や種類について経営者が知っておくべきことは?

『会社設立のミチシルベ』のノゾミです。
経営者として知っておきたい基礎知識の一つに帳簿の付け方があります。
帳簿とは、最終的に決算書を作成することを目的としたもの。
日々の会社内の資金の動きを記録し、会社の資産や経営状況を把握するための書類です。
会社経営であっても、個人事業主であっても、経営者である以上は事業年度の終わりに決算書を作る必要があります。
普段から正しく帳簿を付けることで決算書の作成がスムーズになり、内容も正確に作れるようになります。
今回はそんな帳簿の種類や帳簿の記載方法について解説します。

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1.帳簿と決算書は違う
2.帳簿には種類がある
3.帳簿ってどうやって付ける?
4.青色申告時の帳簿の付け方って?
5.帳簿には保存期間がある
6.まとめ
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帳簿と決算書は違う

帳簿についての解説の前に、帳簿と決算書の違いについて解説します。
帳簿とは、先述のように「日々の会社内に存在する資金の動きについて記録するもの」です。
また決算書については、事業年度の終わりに会社の経営状況、財務状況を把握するためのものです。
よって決算書とは、会社の資産状況を把握するための貸借対照表や、会社の利益を計算するための損益計算書などの財務諸表を指します。
帳簿は最終的な決算書、財務諸表を作ること目的として日頃から記録しておくものであり、決算書そのものとは明確に違いがありますので、事前に認識しておきましょう。

帳簿には種類がある

帳簿には、主要簿と補助簿の2種類があり、記録をする目的にも違いがあります。
ここでは、主要簿と補助簿について解説します。

主要簿

主要簿とは、決算書を作成するための帳簿であり、会社の取引全体を記録する帳簿です。
記録の仕方は複式簿記になります。
主要簿には「日記帳」「仕訳帳」「総勘定元帳」の3つの帳簿があります。
日記帳は決算書を作る上で必須ではありません。
仕訳帳は、会社で行うすべての取引を日付順で記録するもの。
総勘定元帳とは、仕訳帳を基に勘定科目ごとに分類し、個別にまとめたものです。

補助簿

主要簿の補助的な役割をするのが補助簿です。
補助簿には、現金出納帳、当座預金出納帳、小口現金出納帳、仕入帳、売上帳、支払手形記入帳、受取手形記入帳、得意先元帳、固定資産台帳など様々な種類があります。
決算書などを作る際には、主要簿だけあれば問題ないですが、補助簿があることで、主要簿を見ただけでは分かりにくい取引内容を手間なく確認することができます。
例えば、複数の仕入れ先があるとき、仕入れ先別の取引数量や取引額については仕入帳を見れば明確に分かるので、総勘定元帳を一つ一つ確認する手間がなくなります。

帳簿ってどうやって付ける?

帳簿の付け方にはルールがありますので、ここで確認しましょう。
基本的には、以下の流れに沿って帳簿を付けていく形となります。

① 領収証や請求書を基に日々行う取引を仕訳し、仕訳帳に記入します。
② 仕訳帳に記入されている仕訳内容を総勘定元帳や補助簿に転記します。
③ 総勘定元帳には勘定科目ごとに記録し、補助簿は該当する項目のみ記録をします。

帳簿については、家計簿のような形で手書きのものが市販で販売されていますが、最近では会計ソフトを使うことが主流になっています。
会計ソフトを利用すると、仕訳帳に入力すれば、次の総勘定元帳と補助簿へは自動的に記録が反映されるため、手書きやエクセルでまとめる場合よりもかなりスムーズです。

青色申告時の帳簿の付け方って?

確定申告には白色申告と青色申告の2種類があります。
青色申告をするには、事前に税務署に対して申請手続きをする必要がありますが、青色申告をすることで所得から特別控除を受けることができ、税金面で有利になります。
特別控除の控除額は、10万円もしくは、要件を満たせば最大で65万円の控除を受けることができます。
帳簿の記帳方法には、単式簿記と複式簿記での記帳方法がありますが、青色申告で最大65万円控除を受けたい場合には、複式簿記で帳簿を付ける必要があります。
複式簿記での記帳は、単式簿記よりも記帳の仕方がかなり複雑になります。
自力で記帳をするには知識がないと難しいですが、最近では確定申告ソフトを使うことができますので、知識がなくても問題なく帳簿を付けることができます。

帳簿には保存期間がある

企業の決算、個人事業主の確定申告など、税務申告に使用した帳簿については、会社法と法人税法で定められた一定期間保存しておかなければなりません。
保存期間は、基本的に会社法で定められている書類は保存期間10年、法人税法で定められている書類は7年となっています。
以下の表をご覧ください。

保存期間7年 保存期間10年
・契約書
・納品書
・請求書
・貸借対照表
・損益計算書
・領収証 ・現金出納帳
・総勘定元帳
・売掛金元帳
・買掛金元帳
・売上帳
・仕入帳

もし、保存期間前に上記のような帳簿書類を捨ててしまった場合、具体的に罰則が決まっている訳ではありませんが、判明した場合、行政指導が入る可能性があります。
加えて、仕入れ料金に含まれる消費税を控除してもらえない、青色申告を取り消されてしまう等のリスクもあります。
また、決算が赤字である企業の場合は、繰越欠損金と言う制度を利用でき、赤字部分を次の事業年度に繰り越すことができます。
繰越欠損金を利用する際にも、もちろん帳簿が必要になりますので、様々な面で帳簿書類の保存期間は厳守するようにしましょう。

まとめ

今回は帳簿をテーマに解説をしましたが、イメージはできましたでしょうか?
帳簿を付けることは、意外と手間がかかり、面倒に捉えられがちです。
しかし、日々帳簿の内容と向き合うことで、事業上のキャッシュフローを常に把握することができます。
すると、経営の中で出てくる無駄な経費などを削減することができますので、経営状況の改善、安定化にもつなげることができます。
「実は、帳簿とはとても便利なものである」と言う認識を持ちましょう。
逆に帳簿を付けないことは、経営状況を把握・改善できないだけでなく、義務違反として罰則を受けるなど、デメリットが大きいです。
帳簿を付けることは法律で定められた会社としての義務ですので、ネガティブに捉えず、上手に利用して経営につなげていきましょう。