お役立ちコラム

従業員の勤怠管理は出来ていますか?

『会社設立のミチシルベ』のカメヤマです。
建設業の勤怠管理には、他の業種にはない悩みが多いですよね。
現場への直行直帰が多い状況では、タイムカードや日報での勤怠管理は非効率であり、多くの問題を引き起こします。
しかし「働き方改革」の一環として勤怠管理は義務化され、より企業側での対応が必要な時代です。
このブログでは建設業の勤怠管理について、管理者側のポイントをご紹介します。
最後までお付き合いください。

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目次
1 なぜ正確な勤怠管理が求められるのか
2 管理する上で必ず押さえておくべき3つのポイント
3 建設業向け勤怠管理のおすすめ機能
4 まとめ
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1.なぜ正確な勤怠管理が求められるのか

2017年より以前は、「管理監督者」と「みなし労働時間制の適用者」は、労働時間の把握が義務となる対象者から除外されていました。
しかし「働き方改革」の一環として、2019年4月に行われた労働安全衛生法の改正以降「企業が従業員の労働時間を客観的に把握しておくこと」が義務化されました。

労働者の健康確保を図るため、原則として従業員を雇う全ての企業に「労働時間の把握」が義務付けられていますので、今このブログを見ていただいている方の会社も、従業員を抱えていれば義務が生じています

現場への直行直帰が多く、手書き日報によって出退勤を自己申告するなど、業界特有の勤怠管理の実態があるのが建設業界。
人材不足や長時間労働が問題視されている建設業界でも、働き方改革によりワークスタイルの変革が求められています。

2.管理する上で必ず押さえておくべき3つのポイント

労働時間管理において管理者が押さえておくべきポイント3つを、厚生労働省のガイドラインに沿ってご紹介します。

① 原則3年間保存をしなくてはならない

労働基準法では「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つの書類は作成・管理が義務付けられており、まとめて「法定三帳簿」と呼ばれています。
これらは3年間保存(保管)することが義務付けられています。

この保存期間の義務に違反した場合には罰則規定も設けられており、保存期間を守らず廃棄したり紛失したりした場合、30万円以下の罰金を科せられる可能性がありますので、大切に保管しましょう。

② 休日出勤・残業時間・深夜勤務時間の管理が必要

労働基準法では、労働時間・休日・深夜業等について規定を設けることで、労働時間を適切に管理するよう、使用者に求めています。

しかし、「従業員の自己申告を元に労働時間を管理している」「長時間労働や割増賃金が未払いになっている」などの問題が生じており、使用者が労働時間を適切に管理していない場合があるのが現状です。

こうした状況を是正するべく、労働時間数に加えて「労働日数」「休日労働時間数」「時間外労働時間数」「深夜労働時間数」といった事項を、賃金台帳として記録することが求められています。

これも違反した場合、30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。

③ 自己申告の勤怠管理は原則、認められない

従業員の勤怠管理にあたり、自己申告のみで管理している場合は、「使用者が労働時間を適切に把握していない」とみなされる場合があります。

使用者が従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録することが義務付けられているため、自己申告による労働時間の管理は原則、認められていません

「うちは社員が1ヶ月分の日報を最終日にまとめて記入する」という会社もあると聞いたことがありますが、記憶は曖昧になりやすく、記入ミスがあった場合などは正確な記録が取れないことが多いです。
そのため、会社側で勤怠管理をすることをおすすめします。

3.建設業向け勤怠管理のおすすめ機能

ここまで勤怠管理の重要性や、管理のポイントについて記載してきました。
「では、実際にどのように管理すればいいの?」と思われますよね。
その答えはズバリ「勤怠管理システム導入」の検討です。

特に、建設業向け勤怠管理システムを導入する際におすすめの機能を紹介します。
勤怠管理システム導入の際は、ぜひ下記の機能が付いたシステムを検討してください。

GPS機能付き

クラウド型の勤怠管理システムでは、スマートフォンのGPS機能を活用し各社員の位置情報を常に把握できます。
本人用の端末のみでしか打刻は出来ませんから、タイムカードや日報で発生するかもしれない、なりすましの不正な打刻も未然に防げます。

各種申請フロー機能

現場工程によっては、休日出勤や残業なども少なからずあると思います。
時には家庭の都合で急遽会社を休むこともあると思います。
その際に、有給申請や休日出勤をした分の振替休日や代休までシステムで一貫して管理することが出来る機能があれば、管理が楽になります。

また、有給消化日数の管理も出来るものであれば、管理もしやすくおすすめです。

まとめ

タイムカードや手書き日報は、勤怠情報を集計する時に転記業務が発生します。
一方、勤怠管理システムを利用すると自動で集計できるため、入力ミスや業務負荷を削減できます。
労働基準法が厳しくなっている現在、一つのミスでトラブルに巻き込まれることも考えられます。
管理者としての作業が楽になるのはもちろん、従業員の作業負担を減らし、働きやすい環境を作ってあげることも可能になります。
会社と従業員のためにも、勤怠管理システムの導入を検討していただければと思います。